Festivalveranstaltende müssen über effizientes Advancing verfügen, da diese für den reibungslosen Ablauf der gesamten Veranstaltung entscheidend sein kann. Große Musikfestival-Organisationen verfügen teilweise sogar über ein großes Team, das sich mit dem Advancing befasst, während diese Aufgabe bei kleineren Festivals von einer einzigen Person wahrgenommen werden kann.

Was ist Advancing?

Advancing bedeutet, dass du dir Gedanken über die Erfahrungen deiner Künstler*innen und deren gesamten Crew machst, bevor diese vor Ort ankommen. Es geht darum, sicherzustellen, dass alle beteiligten Parteien und alle Beteiligten reibungslose Prozesse erleben, sowohl auf der Bühne als auch hinter der Bühne, vor und nach dem Gig.

Das Advancing verwaltet also alle kritischen Aspekte im Zusammenhang mit dem Booking von Künstlern, der Terminplanung und der gesamten damit verbundenen Logistik. Das Advancingteam muss sich mit fast allen anderen internen Funktionen der Festivalorganisation sowie mit externen Parteien abstimmen. Der "Artist Advance" ist zu einem wesentlichen Bestandteil der Organisation eines jeden Musikfestivals geworden, unabhängig von seiner Größe.

Klassischerweise ist das Artist-Advance ein Dokument, das alle Aspekte des Booking eines Artists bestätigt und sich auf Gagen, Verträge und Zeitplanung beziehen kann. Es enthält auch Details zu den Ridern und technische Spezifikationen für Audio, Beleuchtung und Bühnenaufbau. Auch die Anforderungen an die Backline und die elektrische Versorgung sowie Pläne für den Soundcheck und die Garderobe sind oft enthalten, ebenso wie Reise- und Unterkunftsanforderungen. Das Advancing beinhaltet auch, die Zugänge für die Crew und die Künstler*innen sowie die Ausstellung von Gästelistenausweisen zu verwalten. 

Interne Abläufe

Das Advancing-Team muss sich mit den meisten Abteilungen einer Festivalorganisation abstimmen, einschließlich der Buchhaltung für die Erfüllung der Auszahlung der Gagen sowie der Bühnenmanager und Produktionsleitung für die Planung von Shows und Auftrittssets. Das Marketingteam des Festivals wird irgendwann Zugang zum Promomaterial und Bildern der Künstler haben wollen, um Kampagnen zur Förderung der bestätigten Künstler für das Festival durchzuführen. Bei der Vervollständigung der Daten wird die meiste Koordination vermutlich mit dem Management der Künstler*innen erfolgen, um fehlende Informationen zu erhalten.

Externe Teams

Während die meisten Advancingfunktionen mit internen Abteilungen zu tun haben, kann es vorkommen, dass sie direkt mit Künstlerinnen oder deren Managern zu tun haben, um wichtige fehlende Informationen zu erhalten. Wenn ein Musikfestival externe Auftragnehmer für den Bühnenaufbau und die Backline-Ausrüstung sowie Tontechniker einsetzt, muss das Vorbereitungsteam diese genau instruieren, um sicherzustellen, dass die Anforderungen der Künstlerinnen vollständig erfüllt werden. 

Es gibt immer noch Festivalveranstalter*innen, die das Advancing mit Stift und Papier oder Tabellenkalkulationen verwalten. Das ist zeitaufwendig und fehleranfällig. Glücklicherweise gibt es inzwischen einige ausgeklügelte Systeme, die einen Großteil des Advancing automatisieren können. Das Advancing kann dezentral in einer Online-Umgebung durchgeführt werden, in der alle relevanten Unterlagen an einem Ort gespeichert sind, auf den alle Beteiligten leicht zugreifen können. Bühnenmanager und Produzenten können Zeitpläne verschieben und Änderungen einfach online vornehmen, wobei automatische Benachrichtigungen über Änderungen an den Termindaten erfolgen. Wichtige Informationen über technische Vorbereitungen, Soundchecks oder Reise- und Unterkunftsmöglichkeiten können von ausgewählten Personen abgerufen werden, die eine Bestätigung benötigen. 

Wie hilft festiware beim Advancing?

Mit festiware können Veranstalter*innen perfekte Vorbereitungen treffen, da unsere spezialisierte Eventmanagement Software die Abfrage sämtlicher relevanter Informationen strukturiert ermöglicht. So können sowohl Rider hochgeladen werden als auch Informationssheets an Bands, Stage Manager, Artist Care generiert werden. Der mehrstufige Formularaufbau ermöglicht es dem Artist-Management, Daten zu verifizieren und zu verändern. So können Missverständnisse aus dem Weg geräumt werden, bevor sie entstehen.

Zu guter Letzt bleiben die Informationen so stets aktuell, und eure Artist Care und euer Stage Management ist immer auf dem neusten Stand der Planungen!