Vor allem in der heißen Phase eurer Projektrealition lässt sich Chaos kaum vermeiden. Doch auch den vermeintlich ruhigeren Vorbereitungsphasen kann es immer wieder zu Unklarheiten kommen. Deshalb ist es ratsam, sich schon in dieser Phase eure vermeintlichen Chaos-Fallen ganz genau anzuschauen, damit ihr auch auf den letzten Zügen noch immer Freude am Organisieren habt.

Wir zeigen euch hier 5 Gründe und Lösungen auf, wie Chaos vermieden werden kann.

1. Aufwand und Umfang des Projektes sind unklar

Einfach ist das sicher nicht: Zu Beginn eines Projektes bereits Aufwand und Umfang dessen mit Einbindung aller Interessen einzuschätzen und festzulegen, verlangt Mut und Durchsetzungskraft.

Jedoch: Wenn kein klarer Leistungsumfang definiert wurde, wird dieser im Nachhinein schwer zu bändigen sein. Wird dieser Prozess zudem nicht oder unzureichend kommuniziert, führt das zu Missverständnissen, Verzögerungen und Missmut im Team als auch später bei euren Gästen.

Das könnt ihr dagegen tun:

Schafft von vorn herein klare, von allen Beteiligten abgesegnete Definitionen zu Projektumfang und - Aufwand

Sorgt von Beginn an für einen konkreten Auftrag. Stellt sicher, dass Klarheit über den Umfang und die geplanten Inhalte herrscht – und nicht nur beim Auftraggeber, sondern auch im Team auf Zustimmung stößt.

2. Unorganisierte Änderungsprozesse

Natürlich ist nicht jedes Detail in der Durchführung vorher kalkulierbar. Daraus resultiert die logische Konsequenz, sich schon zu Beginn bezüglich der vorangegangenen Definition auf Variation einzustellen und diese Änderungsprozesse ebenfalls bereits im Vorfeld zu definieren.

Ansonsten kann es passieren, dass manche Leistungen ineffizient durchgesetzt werden und andere Inhalte sich wiederum später als aufwändiger heraus stellen und dann häufig nicht kompensiert werden können.

Oft steht das Team dann vor Fragen wie:

• Wer darf Änderungswünsche äußern?
• An wen werden diese adressiert?
• Welche werden priorisiert?
• Und wie wird über diese entschieden?

Das könnt ihr dagegen tun:

Vereinbart bei Projektbeginn mit allen Beteiligten, wie Änderungen verwaltet werden und erstellt dazu einen Ablaufplan. Achtet darauf, den Projektstatus und den ursprünglichen Projektumfang stetig im Blick zu behalten und integriert Abweichungen zeitnah. Weist bei Änderungen klar darauf hin, wenn sie nicht zum ursprünglich vereinbarten Leistungsumfang gehören.

Zudem ist es wichtig, Änderungen stets auf ihre Auswirkungen zu prüfen und die Inhalte sowie Änderungswünsche, die für das Projekt absolut unerlässlich sind, sofort neu zu definieren. So können sie gegen die bereits vereinbarten Projektinhalte priorisiert und gegebenenfalls nach hinten verschoben werden.

3. Unangepasste Kommunikationswege

Hier einige Beispiele dafür:

• Teammitglieder, die mit Dienstleistern/Künstlern etc kommunizieren ohne das Gesamtprojekt im Blick zu haben

• Bereichsleiter, die durch die Bildung von Informationsmonopolen überfordert werden

• Stockende Zusammenarbeit, Grüppchenbildungen und Kommunikationsspiralen, die Konfliktpräventation unmöglich machen

Die Irritationen des Informationsflusses innerhalb, sowie aus den Prozessen des Projektes sind vielfältig.

Das könnt ihr dagegen tun:

• Sorgt für klare Kommuniaktionswege, die den Anforderungen des Projektes entsprechen

• Bindet das Team kontinuierlich in die Fortschritte, Probleme und Änderungen der Bereichsarbeiten ein

• Haltet regelmäßig Meetings ab

4. Endanwender und Auftraggeber werden nicht ausreichend eingebunden

Nun habt ihr klare Kommunikationswege definiert und das Projekt entwickelt sich fast fließend - doch auf der Zielgeraden ergeben sich auf einmal umfassende Änderungswünsche, die einen projektgefährdenden Aufwand fordern.

Wahrscheinlich ist Folgendes passiert: Ihr habt euch nur auf die Kommunikation innerhalb des Projektes fokussiert. Verständlich, der Kommunikationsaufwand sinkt zunächst deutlich wenn außerhalb Beteiligte (wie z.B. Auftraggeber oder Endanwender) nicht eingebunden werden. Jedoch ergibt sich hieraus beinahe immer ein Mehraufwand aufgrund von Missverständnissen.

Das könnt ihr dagegen tun:

Holt stetig Feedback ein. Hilfreich ist es, gleich zu Beginn eine Vermittlerrolle zu vergeben, deren Aufgabe es ist, den aktuellen Fortschritt des Projektes zusammenfassend zu formulieren, zu dokumentieren und nach Außen zu kommunizieren.

Somit wird die Chance auf ein für alle zufriedenstellendes Projektergebnis deutlich größer.

5. Schwacher Projektleiter

Ein schwacher Projektleiter ist ein Projektleiter, der...

• nicht "Nein" sagen kann
• keinen Überblick hat
• seine Meinung ständig ändert oder neu (oder überhaupt nicht) formuliert
• nicht auf notwendige Änderungsvorschläge eingeht

Das könnt ihr dagegen tun:

Unterstützt euch gegenseitig oder holt euch Hilfe in Form von Schulungen oder Persönlichkeitsentwicklung. So erlernt ihr die notwendigen Fähigkeiten zu Führung und Ausfühung und nährt damit nachhltig auch alle folgenden gemeinsamen Projekte.

Quellen: https://www.openpm.info/display/openPM/Grundlagen+der+Projektplanung https://www.kmu-magazin.ch/mensch-arbeit/erfolgsgaranten-fuer-einen-gelungenen-projektstart https://projekte-leicht-gemacht.de/blog/methoden/projektstart/ursachen-scope-creep/