Egal ob ihr nun ein Stadtfest, ein Festival oder eine interne Team-Feier veranstalten wollt: Die Schritte für eine erfolgreiche Veranstaltungsplanung sind meist sehr ähnlich. Tipp Nr. 1: Den Überblick bewahren! Dabei hilft unsere Checkliste.

Im Folgenden findet ihr eine Auflistung der Schritte. Für Schnellleser gibt‘s unten nochmal ne Zusammenfassung.

1. Welches Ziel verfolgt eure Veranstaltung?

Die Konzeptionierung

Am Anfang steht das Ziel. Dies gilt es bei jedem weiteren Schritt nicht aus den Augen zu verlieren. Legt hier fest, WAS ihr euren Gästen bei eurem Event vermitteln wollt und auch, was IHR als Veranstalter als Outcome generieren wollt.

Wer ist eure Zielgruppe? Wollt ihr etwas für große, kleine, laute, leise Menschen veranstalten? Und wie viele davon? Welchen Stil soll euer Event haben? Musikfestival, Kindersause, historisches Stadtfest?

Wenn ihr Schwierigkeiten habt, eure großen Visionen in ein klares Ziel zu formulieren, kann euch dieser Artikel helfen („Initiation deiner Eventidee“ → Traumphase Dragondreaming).

2. Wie viel darf‘s denn kosten?

Die Budgetplanung

Ja, die Budget-Planung sollte schon recht früh auf eurer Agenda stehen. Denn damit entscheidet sich z.B. welche Location ihr überhaupt in Betracht ziehen könnt. Kostenpunkte, die für eine Veranstaltung unabdingbar sind:

• Catering

• Rahmenprogramm wie z.B. Künstler, Workshop-Leiter, Marktstandbetreiber

• Lizenzen (z.B. GEMA, Ordnungsamt etc)

• Kosten für Strom, Wasser, Müllmanagement

• Vermarktung

• Personal

• Security

• Erste-Hilfe, Feuerwehr, Polizei

• Dokumentation (Fotografen, Journalisten etc)

Auch über Sponsoring kann nachgedacht werden. Welche Firmen können angesprochen werden um einen finanziellen Beitrag zu leisten? Gibt es im örtlichen Fördertopf Gelder für derartige Veranstaltungen?

3. ….alles zur richtigen Zeit!

Der (Zeit)Plan

Timing ist alles. Damit meinen wir konkret, rechtzeitig die unterschiedlichen Schritte zu unternehmen. Gerade Eventlocations sind schnell ausgebucht und auch Künstler timen ihren Kalender teilweise weit im Vorraus. Viele Entscheidungen hängen voneinander ab und bestimmen die zeitliche Reihenfolge. Es ist wichtig hier nicht den Überblick und die Verantwortlichen zu verlieren. Um diesen Schritt so einfach wie möglich zu gestalten, ist es ratsam ein Tool zu verwenden, worauf alle Mitarbeiter zugreifen können um die unterschiedlichen Planungsschritte einsehen zu können. Verzichtet am Besten auf komplizierte Excel-Tabellen und nutzt ein Online-Kollaborationstool.

4. Wo soll‘s stattfinden?

Die passende Location

Das „Wo“ entscheidet. Welchen Geschmack hat eure Zielgruppe bezüglich der Location? Wie viel Platz muss sie haben? Entspricht sie eurem Budget? Werden Parkplätze benötigt? Barrierefreiheit? Gibt es genügend Möglichkeiten für die Strom- und Wasserversorgung? Viele Locations sind auf Großveranstaltungen ausgerichtet und verfügen über fachkundiges Personal, welches die richtigen Fragen zur richtigen Zeit stellt. Dennoch ist eine eigene Checkliste ratsam. Geht hier Punkt für Punkt achtsam durch.

5. Was passiert eigentlich?

Das Programm

Soweit ihr euch über den Ort, die Zeit und das Budget im Klaren seit, könnt ihr tiefer in die Konzeptionierung eures Events eintauchen. Was wird geboten? Welche Künstler sollen eingeladen werden? Show-Künstler, Livebands, Djs, Redner und Moderatoren. Auch spezielle Workshops, die das Miteinander auf eurem Event stärken, können sinnvoll sein. Wie wollt ihr die Location dekorieren, damit eure Vision auch optisch klar vermittelt wird. (Mehr dazu hier: Deko Artikel). Bedarf es womöglich einer Kinderbetreuung?

Und ganz wichtig: Was gibts eigentlich zu essen? Organisiere ich selbst ein Küchen-Team oder engagiere ich einen externen Caterer, vielleicht sogar eine Auswahl an diversen Essensständen?

6. „Du kommst hier nicht rein!“

Das Ticketing

Bevor ihr nun voller Tatendrang euer Event in die Öffentlichkeit posaunt, kümmert euch darum, wie potentielle Besucher eure Veranstaltung buchen können. Gibt es Familientickets, Partnertickets, diverse Rabatte für Studenten, Schwerbehinderte, Senioren, Kinder?

Für die Buchungsabwicklung gibt es mittlerweile viele Drittanbieter und Softwarelösungen. Vor allem im Rahmen von Corona empfehlen wir Euch Lösungen mit Online-Check-In und Besucherregistrierung.

Im zweiten Schritt ist dann zu entscheiden, ob eure Gäste beim Einlass Bändchen erhalten sollen und wer sich hier darum kümmert. Also bedenkt, dass es hier ggf. Kassenpersonal benötigt.

7. Wissen alle Bescheid?

Das Marketing

Seit laut! Bewerbt euer Event über die Kanäle, auf denen ihr eure Zielgruppe erreicht. Per Aushang, E-Mail, Social Media, Plakate, Flyer, Mundpropaganda, den örtlichen Veranstaltungskalender oder auch über eure Sponsoren. Bei der Bewerbung gilt: Vorfreude ist die schönste Freude. Egal welche Kanäle ihr zur Vermarktung wählt, sowohl das Design als auch die Sprache sollte beim Betrachter Vorfreude wecken und ihn „hungrig“ auf die Veranstaltung machen!

Vor Ort: Möchte ich Goodie-Bags oder Merchandise-Artikel anbieten? Möchte ich Plakate der Sponsoren aufhängen? Soll‘s Programmhefte geben?

7. Darf man das?

Lizenzen, Genehmigungen & Sicherheit

Auch wenn es einer der mühseligsten Schritte ist, er muss gemacht werden. Informiert euch darüber, welche rechtlichen Absicherungen ihr für eure Veranstaltung benötigt. Verfügt ihr über die nötigen Genehmigungen der Stadt, der Feuerwehr oder der GEMA? Benötigen wir Absprerrungen? Security? Ordnungsamt? Was ist mit Erster Hilfe, Feuerwehr und Polizei? Sind wir mit einer Haftpflicht und Unfallversicherung ausgestattet?

8. Was wäre wenn?

Der Notfallkoffer

Vertrauen ist gut. Kontrolle ist besser. Das gilt zumindest für die Veranstaltungsplanung. Weiß jeder im Team über die nötigen Schritte Bescheid? Bei Festiware bieten wir euch eine saubere, unkomplizierte Lösung zur Team-Koordination. Existiert ein Notfallplan, wenn es zum Beispiel regnet, oder die Location kurzfristig absagt? Habt ihr von allen nötigen Instanzen die Terminbestätigungen? Besser ein mal zu viel als ein mal zu wenig nachhaken! Arbeitet hier im Team und besetzt wichtige Schlüsselstellen mindestens doppelt! Und auch wenn hier doppelte Kontrolle ein ratsamer Begleiter ist: Ihr könnt nicht alles vorhersehen, ein Restrisiko bleibt immer vorhanden und Not macht ja bekanntlich erfinderisch – und ist es nicht auch der Nervenkitzel, der die Freude am Organisieren ausmacht?

Fazit:

Geht bei der Planung Schritt für Schritt vor und das mit genügend Zeit. Und wenn ihr euch in stressigen Momenten fragt, wieso ihr eigentlich nochmal dieses Event plant, dann gönnt euch eine ruhige Minute oder auch mal einen ganzen Abend, den ihr nutzt, um das bereits Vollbrachte gemeinsam zu feiern! Der Weg ist schließlich das Ziel!

Hier die nötigen Schritte nochmal im Überblick:

1. Die Konzeptionierung/Zielsetzung

2. Die Budgetplanung

3. Der Zeitplan

4. Die Wahl der Location

5. Das Rahmenprogramm

6. Das Ticketing

7. Lizenzen, Genehmigungen und Sicherheit

8. Der Notfallplan