Die Planung eines Festivals ist eine Mammutaufgabe, die oft unterschätzt wird. Denn nicht nur das Line-up muss stimmen, sondern auch alles drumherum muss perfekt organisiert sein. Von Aufbauablauf über Soundcheck und Catering bis hin zu Schichten ist alles durchzutakten. Selbst kleine Überraschungen können da schnell für Chaos sorgen. Doch es gibt Abhilfe: Mit festiware kann man schon im Vorfeld jeden Schritt planen und so auch unerwarteten Herausforderungen gelassen entgegentreten. Wie das funktioniert und welche Vorteile die Software bietet, erfahrt ihr hier.

Essen und Trinken gehört zu einem Festivalbesuch einfach dazu. Doch welche Rolle spielen die Händlerinnen und Händler auf dem Festivalgelände und ringsherum? Obwohl ihre Präsenz eher nebensächlich erscheint, stellt sich bei vielen Besucherinnen und Besuchern ein gewisser Wohlfühlfaktor ein, wenn sie auf ein Angebot stoßen, das ihren Geschmack trifft. Bei der Auswahl der Händler und Gastronomen steht das Festival-Team vor der Herausforderung, für alle Geschmäcker das richtige Angebot bereitzuhalten. Doch nicht nur der Geschmack zählt: auch die Aufmachung von Ständen spielt für viele bei der Auswahl eine große Rolle. Die Organisatoren müssen dafür sorgen, dass neben dem stimmigen Bühnenprogramm auch ein ausgewogener Marktplan vorbereitet wird, damit sich alle Gäste wohlfühlen und das Festival für jeden Besucher zum Erlebnis wird.

Advancing dreht sich um die Erfassung und Bereitstellung sämtlicher Anforderungen von Bands und Künstler*innen vor der Veranstaltung. Festivalveranstaltende müssen über effizientes Advancing verfügen, da diese für den reibungslosen Ablauf der gesamten Veranstaltung entscheidend sein kann. Große Musikfestival-Organisationen verfügen teilweise sogar über ein großes Team, das sich mit dem Advancing befasst, während diese Aufgabe bei kleineren Festivals von einer einzigen Person wahrgenommen werden kann.

Ganz pauschal kann man diese Frage freilich nicht beantworten. Das wäre ja, als könne man mit einer einzigen Zahl die Frage nach den Kosten für ein paar Schuhe beschreiben. Denn auch bei Veranstaltungen gibts die HighEnd-Schuhsohle sozusagen, im Gegenzug reicht manchmal bereits der Glücksgriff in die Umsonstkiste von nebenan. Je nach Belieben.

Am 2. Februar ist Murmeltiertag und wir sind alle schon sehr gespannt, was das kleine pelzige Wesen uns prophezeien wird in diesem Jahr. Auch, wenn ich ziemlich sicher bin, dass in seinem Schatten keine geheimen Event-News versteckt sind, freue ich mich auf Voraussagen dieser Art. Nicht zuletzt, weil sie mit einem Fest zelebriert werden und dies wiederum rückschließen lässt, dass wir bald wieder feiern dürfen. Das Leben, Kunst und Kultur, uns selbst. Hurra!

Egal in welcher Phase ihr in eurem Projektverlauf seid: Chaos kann immer entstehen! Umso wichtiger, sich der potentiellen Stolpersteine bewusst zu sein. Damit ihr weiterhin Freude an der Realisation eurer Idee habt! Wir zeigen euch hier 5 Gründe und Lösungen auf, wie Chaos vermieden werden kann.

Viele - vor allem unerfahrene - Festivalleiter haben ein Problem: Sie schaffen es nicht, Aufgaben zu delegieren. Hier geben wir Euch einige Tipps, wie Ihr dieses Eis brechen könnt.

Das erste Mal ein eigenes öffentliches Event gestalten! Was gibt es da eigentlich alles zu tun? Verirrt euch nicht in To-Dos und folgt unserer erprobten Veranstaltungs-Checkliste. 8 Schritte zur perfekten Veranstaltung!