Chaos tschau tschau!

Als Festivalleiter habe ich 2013 angefangen für ein kleines Festival vor den Toren Leipzigs eine Datenbank für Helfer zu programmieren und war überwältigt davon, wie dankbar diese Hilfestellung von allen angenommen wurde.

Das kleine Formular, mit dem sich die Bereichsleiter nun selbstständig mit Helfer*innen versorgen konnten, brachte erstmals etwas Ordnung in das Chaos des Managements der beteiligten Menschen und Rollen auf dem Event.

Nach und nach entwickelte sich hieraus ein komplettes „Orgatool“, welches in monatelanger, zumeist unbezahlter, ehrenamtlicher Arbeit die Organisation im Vorfeld und auch während des Festivals mehr und mehr erleichterte.

Das Kleine wird groß

2019 meisterte unsere Festival Management Software schon mehr als 5.000 Gäste, 700 akkreditierte Helfer*innen, 500 Künstler und Workshopleiterinnen, 200 Menschen diverser Gewerke und Standbetreiberinnen und einen Ticket- und Getränkeumsatz im mittleren sechsstelligen Bereich.

Anmeldungen aller Art wurden im Vorfeld aufgenommen, verarbeitet, Teams zugeordnet. Stände und Caterer wurden ausgewählt. Workshops geplant und zeitlich angeordnet. Unterschiedlichste Locations gemanagt. Das integrierte Kassenprogramm für Festivals funktionierte ebenfalls zuverlässig, auch wenn die Internetverbindung auf so einem großen Event teilweise instabil war. Pässe für Volunteers, Artists und Gewerke konnten blitzschnell gedruckt werden und die Rückabwicklung von Tickets lief super.

Wir waren beflügelt von diesen Möglichkeiten und der Erleichterung für unsere ehrenamtliche Arbeit. Und wie es so ist, wecken gut funktionierende Produkte Lust auf noch mehr Experimentieren und Optimierung und gab es immer mehr Anfragen und Ideen, das Produkt auch in anderem Rahmen zu nutzen und zu erweitern.

Festiware muss her!

Das größte Problem: Die Software war zu sehr an unseren eigenen Festival-Workflow angepasst und in Teilen unflexibel. Mein Anspruch war es, die arbeitsintensivsten Teile der Büroarbeit während einer Großveranstaltung zu vereinfachen und den beteiligten Menschen mehr Zeit für Kreativität und zum Genießen des Geschaffenen zu geben.

Im Rekordtempo entwickelte ich mit meiner Webagentur von August bis November 2019 den Ticketshop und die hochflexiblen Anmeldeformulare neu, dachten wir uns viele neue Features aus, und kamen letztendlich zu dem Schluss, dass das was wir vorhaben viel größer, aufwändiger und nützlicher ist als wir es uns ursprünglich erträumt hatten.

Als Gründer von festiware ist meine Intention zu diesem Blog, all denjenigen, die mehr über das Organisieren von Festivals lernen möchten, möglichst niedrigschwellig abzuholen.

Mit einem Team von erfahrenen Veranstaltern im Rücken möchte ich Menschen dafür begeistern, sich in das Abenteuer Kulturveranstaltung zu stürzen. Will Geschichten aus der Organisation erzählen und Hilfestellungen bieten, die es so noch nicht gegeben hat, als ich als Festivalleiter gestartet bin.

Vielen Dank auch an den Mitmachfonds Sachsen, welcher uns den Start dieses Vorhabens mit einem Preisgeld ermöglicht hat, um mit einer Auswahl von Artikeln vor allem jungen Menschen nützliche Informationen rund um die Veranstaltung von Festivals an die Hand geben wird. Diese Artikel werden hier nach und nach veröffentlicht und entsprechend markiert..

Ich freue mich darauf, diesen Beitrag für mehr kreative und leidenschaftliche Veranstaltungen wachsen und gedeihen zu sehen!