Wenn das Line-up endlich steht und der Booker sich zufrieden zurücklehnt, wissen zwar dank rechtzeitig veröffentlichter Timetables die Gäste schon genau, wann sie welchen Act wo zu sehen bzw. zu hören bekommen, doch die Planung ist damit noch längst nicht abgeschlossen. Im Gegenteil, jetzt geht’s erst richtig los: ob Aufbauablauf, Soundcheck, Fahrten, Schichten oder Catering - alles will gut durchgetaktet sein sein. Dass die Bühne erst dann aufgebaut werden kann, wenn der Rasentraktor alle Flächen abgemäht hat und auch Duschen erst installiert werden können, wenn Wasser bereits angeschlossen ist, erscheint im ersten Moment total logisch. In der Hektik des Geschehens gehen solche Details jedoch schnell unter, sehr viele Menschen sind an so einer Produktion beteiligt und schlussendlich greifen alle Bereiche ineinander über. Deswegen muss im Vorfeld alles gut abgesprochen sein, nicht, dass dann zu Veranstaltungsbeginn bereits die Absperrzäune wieder abgeholt werden, wie vor einigen Jahren geschehen:

Als wir am Freitag Mittag gerade inmitten des Publikumsgetümmels eine 120m lange Starkstromleitung quer übers Gelände gezogen hatten, stand da plötzlich ein 40-Tonner direkt vor dem Einlass. Darin ein Bulgare, der weder deutsch noch englisch sprach, der mir auf mein Bitten, schnell wegzufahren einen Lieferschein (ein abgerissener Papierfetzen, der händisch mit der Festivaladresse und meinem Namen sowie einem Hinweis auf 3400kg beschriftet worden war) unter die Nase hielt. Nach 10 Minuten des Herumgestikulierens machte er dann endlich seine Ladefläche mal auf. Ich hatte bereits mit dem schlimmsten gerechnet und 3400kg rohes Fleisch vor meinem geistigen Auge im Inneren des LKW gesehen - doch darin war: nichts. Die Fragezeichen in meinem Kopf lieferten eine eindrucksvolle Tanzeinlage zum Sound der hupenden Autos. Ein dazu kommender hilfsbereiter Mensch, der drei Brocken russisch sprach, konnte den ebenso verwirrten Fahrer dann dazu bringen, seinen Chef in Bulgarien anzurufen, um diesen an mich weiterzureichen. Während ich also englischlastig nach Sofia telefonierte, lärmte es auf jener einzigen Hauptstraße, welche der sonst so gemütliche Vorort zu bieten hat, lautstark. Eile war geboten, gleich sollte das erste Konzert starten. Nach weiteren Verständigungsproblemen fand ich heraus, dass der Mann unsere Absperrzäune abholen wollte. Er war eben nur 5 Tage zu früh dran. Auf die Frage des Speditionsleiters, der zwischenzeitlich am Telefon war, ob er denn nicht einfach dort stehen bleiben und warten könnte, bis wir soweit wären, begann ich leise zu lachen (was er offenbar verstand) und beschloss, den Rest des Festivalwochenendes einfach nichts mehr so richtig ernst zu nehmen. Von da an lächelte ich über alles, was sonst noch so schief ging. Es wäre mein Ende gewesen, hätte ich den Humor verloren.

Planlos? Nicht mit festiware!

Diese kleine Anekdote sorgte im Nachgang zwar für reichlich Gelächter am Lagerfeuer und beim Nachbereitungstreffen, war im Moment des Geschehens aber purer Stress. Man hat ja ohnehin schon eine Menge um die Ohren bei so einer Eventdurchführung, auf derartige Überraschungen kann man da getrost verzichten. Es macht also durchaus Sinn, jeden Schritt vom Auf- bis hin zum Abbau eines Festivals vorher zu durchdenken und ihm einen passenden Moment zuzuweisen, in welchem er dann gegangen werden soll. Ob es sich um die Fahrt handelt, bei welcher eine Künstlerin vom Hotel abgeholt wird oder wie viele Hands nach dem Mainact Samstag Nacht noch eine vegane Mahlzeit benötigen - mit festiware lässt sich das alles abbilden. Als besonders praktisch erweist sich an sicherer Stelle wieder die Teamfähigkeit des Tools - alle Beteiligten können Einsicht in die für sie relevanten Pläne nehmen und behalten so den vollen Überblick die geplanten Aufgaben und Abläufe.

In der Schule gibt es schließlich auch nicht umsonst einen Stundenplan. Man stelle sich das Chaos vor, wenn zwar Lehrer und Schüler alle morgens in der Schule sind, niemand aber eine Idee davon hat, wer wem wo was wann beibringen möchte.